Los terceros son aquellos a quienes se les realiza operaciones como ventas cuando son clientes, compras cuando son proveedores, registro de comisiones cuando son vendedores, rutas de despacho cuando son transportadores, entre muchas más opciones.
Para realizar la importación masiva de terceros, realiza los sencillos pasos descritos a continuación:
1. Ingresa al módulo "Terceros" y luego haz clic en la opción de "Importar".
2. Aparecerán 4 pasos de los cuales se debe validar las opciones con las que cargaremos nuestros productos:
2.1 Allí podrás corroborar que se podrán importar máximo 1.000 registros por plantilla.
2.2 En este paso debes seleccionar el método para cargar la información, ya sea mediante archivo o manualmente. Te recomendamos hacerlo mediante el cargue de un archivo.
2.3 Luego debes descargar la plantilla de ejemplo, esta plantilla tiene cuenta con registros a manera de ejemplo que sirven como apoyo para registrar la información, deberás eliminar los ejemplos que el sistema te muestra y la llenas con la información de tu empresa, para completar dicha información debes desde el botón de "Ver ayuda" los datos que son requeridos o los espacios que se pueden dejar en blanco, una vez este completo el archivo das clic en "Arrastra tu archivo aquí" y das clic en "Continuar".
| Nota: A continuación, encuentras una breve descripción de cada campo, los marcados con * son obligatorios diligenciarlos. |
Columnas del archivo:
- Razón social *: Hace referencia al nombre de la empresa o compañía, o en su defecto nombre completo cuando corresponde a una persona natural.
- Tipo ID*: Denominación del tipo de identificación que tenga la empresa NIT, CC, CE, TI, TE, RC, PS, DE, NIT-E, NUIP.
- Identificación*: Corresponde al número de identificación.
- DV *: Corresponde al digito de verificación.
- Tipo *: Es el tipo de persona al que hace referencia en su defecto son "Persona natural" y "Persona jurídica".
- Código de la responsabilidad fiscal *: Hace referencia a la codificación de la responsabilidad fiscal del RUT en el tercero.
- Código de responsable de *: Corresponde a la responsable que asume el tercero frente a los impuestos de IVA e INC.
- Nombre: Hace referencia al nombre que llevará la dirección para distinguirla.
- Dirección: Corresponde a la dirección o domicilio que tiene el tercero (Es importante registrar este dato a fin de cumplir con las disposiciones de la DIAN en relación con la facturación electrónica).
- Código país: Se refiere a la codificación que tienen los países según la ISO 3166-1 las cuales encontraras en el enlace "Ver códigos".
- Código/Nombre región o departamento: Corresponde a la región del país. Sí el país es diferente a Colombia se debe ingresar el nombre de la región, puedes apoyarte con el listado a disposición.
- Código/Nombre ciudad: Corresponde a la ciudad de la región. Sí el país es diferente a Colombia se debe ingresar el nombre de la ciudad, puedes apoyarte con el listado a disposición.
- Primer nombre: Corresponde al primero nombre del tercero cuando es una persona natural.
- Segundo nombre: Es el segundo nombre del tercero pertinente.
- Primer apellido: Hace referencia al primer apellido del tercero.
- Segundo apellido: Corresponde al segundo apellido del tercero.
- Código de la actividad económica: Se refiere a la actividad económica que desempeña la empresa.
- E-mail: Consiste en el correo electrónico del tercero a fin de remitirle la información con respecto a la factura electrónica.
- ¿Es cliente?: Cuando el tercero corresponda a un cliente debes marcar con una X.
- ¿Es proveedor?: Cuando el tercero corresponda a un proveedor debes marcar con una X.
- Propietario: Se refiere al usuario al cual se le asigna la condición de propietario frente al tercero que está en creación.
- Barrio: Corresponde a la localización donde se encuentra ubicado el tercero.
- Teléfono: Número telefónico del contacto referente al tercero.
- Código postal: Se refiere al código estándar para identificar la ubicación de un sitio.
2.4 El proceso de cargue puede tardar un poco, esto dependerá de la cantidad de información que vas a subir, allí vas a tomar la opción de "Crear nuevos registros", en la parte inferior aparecerá todos los datos que colocaste en la plantilla inicial, (recuerda que todas las columnas deben ir asignadas para una importación exitosa) una vez los verifiques das clic en "Guardar", seguido de ello se enviará una notificación a tu correo electrónico, donde se indicara si se importó el archivo de forma exitosa o si hay algún error por corregir.
