¿Qué es una nota de ajuste de reemplazo en Nómina?

Una nota de ajuste de reemplazo en Nómina Electrónica es un documento que permite corregir o modificar una nómina previamente enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Este tipo de nota es utilizada cuando la información reportada contiene errores en valores, cálculos o conceptos, asegurando que los datos transmitidos sean correctos y cumplan con las normativas fiscales.

¿Cuándo se debe generar una nota de ajuste de reemplazo?

Se usa en los siguientes casos:

• Errores en valores salariales: Cuando se registra un monto incorrecto en el devengado, deducido o neto a pagar.

• Conceptos omitidos: En casos en los que faltó incluir ingresos, deducciones, bonificaciones o retenciones.

• Cálculos incorrectos: Cuando hay errores en la liquidación de la nómina, como descuentos mal aplicados.

• Correcciones de datos reportados: En caso de inconsistencias en la información transmitida.

☝ Diferencia entre una nota de eliminación y una de reemplazo:

• Nota de eliminación: Se usa cuando la nómina enviada no debió haberse transmitido y es necesario anular el documento.

• Nota de reemplazo: Se usa cuando la nómina enviada tiene errores, pero debe ser corregida con la información correcta.

✨ En Aliaddo, hacer correctamente la nota de ajuste de reemplazo es clave para mantener el control de la nómina, evitar sanciones y garantizar que los empleados reciban los valores correctos. Además, ayuda a que los reportes financieros reflejen información actualizada y precisa. 

Pasos para generar una nota de ajuste de reemplazo en Nómina

1. Acceder al módulo de Nómina Electrónica:

• Desde el menú principal, dirígete al módulo Electrónica.

• Busca la nómina que deseas ajustar usando los filtros disponibles, puedes buscar por estado o por empleado.

• Año: Selecciona el período correspondiente. 

• Mes: Escoge el mes en el que se generó la nómina. 

• Estado: Filtra según el estado de la nómina (válido, inválido, pendiente, etc.). 

• Empleado: Busca directamente por el nombre o identificación del trabajador. 

• Una vez definidos los filtros, haz clic en Buscar para listar las nóminas.

2. Seleccionar la nómina y realizar la nota de reemplazo:

• En la lista de resultados, ubica la nómina que deseas corregir.

• Marca la casilla correspondiente para seleccionar el registro.

• En la parte superior de la pantalla, haz clic en el botón Reemplazar.

• El sistema mostrará un mensaje de confirmación:

  “¿Está seguro de reemplazar? Se van a crear y transmitir notas de ajuste reemplazando 1 documento.”

• Para proceder con el reemplazo, haz clic en Sí.

3. Verificar la transmisión de la nota de reemplazo:

• Una vez enviada la corrección, puedes validar su transmisión.

• En la columna de estado, aparecerá la opción “Reemplazada”.

• Al hacer clic en este estado, podrás ver el detalle de la nómina corregida con los valores ajustados en devengado, deducido y neto a pagar.

✨ ¡Y listo! 

Ahora ya sabes como puedes generar notas de ajuste de reemplazo en la Nómina de Aliaddo.

¡Estamos felices de ayudarte! Si tienes alguna duda o necesitas asistencia, no dudes en escribirnos a soporte@aliaddo.com con la descripción de tu solicitud y te daremos una respuesta personalizada. Nuestro equipo te responderá a tu correo registrado en un tiempo máximo de 48 horas.