Los asientos contables son registros de información contable, los cuales se pueden crear manualmente, pero si hay una gran cantidad de transacciones pendientes por registrar, la manera más sencilla es realizarlas por medio de la funcionalidad de importar asientos, que permite registrar hasta 100 documentos por archivo a la vez.
Para importar los asientos contables, por favor sigue los siguientes sencillos pasos:
1. Dirígete al módulo "Contabilidad" en la opción "Asientos Contables" y allí elige el botón "Importar" para cargar la información masivamente.
2. Aparecerán 4 pasos de los cuales se debe validar las opciones con las que cargaremos nuestros productos:
2.1 Allí podrás corroborar que se podrán importar máximo 1.000 registros por plantilla.
2.2 En este paso debes seleccionar el método para cargar la información, ya sea mediante archivo o manualmente. Te recomendamos hacerlo mediante el cargue de un archivo.
2.3 Luego debes descargar la plantilla de ejemplo, esta plantilla tiene cuenta con registros a manera de ejemplo que sirven como apoyo para registrar la información, deberás eliminar los ejemplos que el sistema te muestra y la llenas con la información de tu empresa, para completar dicha información debes desde el botón de "Ver ayuda" los datos que son requeridos o los espacios que se pueden dejar en blanco, una vez este completo el archivo das clic en "Arrastra tu archivo aquí" y das clic en "Continuar".
| Nota: A continuación, encuentras una breve descripción de cada campo, los marcados con * son obligatorios diligenciarlos. |
Columnas del archivo:
- Código tipo de documento*: Los documentos a importar se clasifican según su tipo y tienen definidos un código, por ejemplo, para cargar un comprobante de egreso se cargaría con el código CE.
- Consecutivo contable*: El consecutivo numérico inmediatamente siguiente al último registro, ejemplo si en contabilidad ya se registró del 1 al 10, al momento de importarlo el consecutivo empezaría en 11.
- Fecha*: Día, mes y año del documento a crear.
- Fecha de vencimiento*: Día, mes y año de cuando pierde vigencia el documento.
- Código cuenta*: Número de cuenta contable a la que se registrarán los movimientos.
- Id tercero*: Número de documento del tercero al que se le registrará el movimiento contable.
- Código centro de costos*: Identificación del centro de costos donde se registrará el movimiento contable.
- Débito: Cantidad de dinero que se debe pagar de la cuenta contable.
- Crédito: Cantidad de dinero que se debe cobrar de la cuenta contable.
- Base: Impuesto o retención, se informa la base que se toma.
- Descripción: Anotación informativa que es opcional adicionar.
- Descripción de movimiento: Anotación informativa en el movimiento contable.
2.4 El proceso de cargue puede tardar un poco, esto dependerá de la cantidad de información que vas a subir, en la parte inferior aparecerán todos los datos que colocaste en la plantilla inicial, (recuerda que todas las columnas deben ir asignadas para una importación exitosa) una vez los verifiques das clic en "Guardar", seguido de ello se enviará una notificación a tu correo electrónico, donde se indicara si se importó el archivo de forma exitosa o si hay algún error por corregir.
